Privacy Reglement Stichting Uit Welke Beker
- Doel van de persoonsregistratie.
De persoonsregistratie vindt plaats met betrekking tot de familiegeschiedenis. - De persoonsregistratie is geautomatiseerd.
- De houder van de persoonsregistratie is de Stichting Uit Welke Beker, p/a Edelhert 6,
1273 GG Huizen. 035-5267814. E-mail bestuur@uitwelkebeker.nl - Functioneel verantwoordelijk voor de persoonsregistratie is het bestuur, met name de
secretaris/archivaris van de familieorganisatie. - De persoonsregistratie wordt niet aan derden uitbesteed.
Mocht de registratie aan derden worden uitbesteed, dan zal het bestuur hiervoor
passende maatregelen treffen ter waarborging van de privacy. - Gegevens van donateurs
Van donateurs worden in een bestand opgenomen: naam, adres, woonplaats, landnaam, telefoonnummer, emailadres en bankgegevens. Het laatste is noodzakelijk om te kunnen nagaan of de donatie over het lopende jaar binnen gekomen is. Het betreft soms exact dezelfde naam en woonplaats en men vermeld niet altijd de woonplaats of het UWB nummer wat een donateur toegewezen krijgt bij aanmelding.
Adresgegevens worden zo vaak als nodig is verstrekt aan de drukker van het familieblad te weten Editoo te Arnhem.
Deze gegevens worden zolang bewaard als nodig is en worden uiterlijk 1 jaar na
beëindiging van het donateurschap verwijderd. - Omschrijving van het doel van de persoonsregistratie.
Het publiceren van de familiegeschiedenis van een groep mensen met dezelfde naam,
die op verschillende wijze geschreven kan zijn of van groepen mensen waarvan de
namen min of meer dezelfde herkomst hebben, waarbij een zo compleet mogelijk beeld
van deze personen met aanverwanten wordt beschreven. - Welke gegevens worden geregistreerd dan wel vergaard?
Geboorte , doop , huwelijks en overlijdens en begraafdata en plaats.
Samenlevingsvormen, zoals “op basis van een huwelijkscontract”. Gegevens
betreffende een eventuele ontbinding van het huwelijk of een andere samenlevings-
vorm. Lichamelijke, sociale, maatschappelijke en sportieve bijzonderheden of
vaardigheden en zo nodig godsdienst. Adres, telefoonnummer, en e mail. Verder alles
wat al over de persoon is gepubliceerd, inclusief beelden, zoals foto s, tv en
video opnamen en geluidsregistraties. - Bronnen vergaring van gegevens:
Van de persoon uit de eerste hand, of uit de tweede hand van familieleden. Via
mondelinge of schriftelijke overlevering van derden, zoals publicaties evt. via internet.
Persoonskaarten en lijsten. Via archiefonderzoek. - Verzoeken om persoonlijke gegevens te verwijderen door betrokkenen.
- Beschikbaar stellen van gegevens van personen uit de registratie aan derden.
Indien derden een beroep op de geregistreerde gegevens doen, dient voor het
afgeven van deze gegevens toestemming van de betrokken persoon, verwanten of
nabestaanden te worden verkregen. - Wijze van beschikbaarstelling gegevens.
Gegevens worden verstrekt door persoonlijk contact, schriftelijk per brief, e mail, of
elektronische datadragers, Cd rom, DVD of usb stick. - Verstrekken gegevens binnen de familieorganisatie.
De gegevens die binnen de leden van de familieorganisatie worden verstrekt zijn
voornamelijk geboorte , trouw , en overlijdensdata. Indien noodzakelijk worden ook
adressen verstrekt, die uitsluitend mogen worden gebruikt voor benadering van deze
personen voor verwerving van gegevens. Privacygevoelige zaken worden niet
verstrekt. - Verstrekking van gegevens aan personen en instanties buiten de organisatie.
Dezelfde gegevens (met uitzondering van adressen) en wijze van verstrekking en
registratie als onder 13. vermeld, vindt plaats aan personen en organisaties die zich
met genealogie bezighouden met als doel dat zij ons als tegenprestatie aanvullende of
nieuwe gegevens leveren of hebben geleverd. Bij verzoeken om adressen, zal (indien
mogelijk) betrokkene het verzoek bekend worden gemaakt en betrokkene dient
vervolgens zelf het initiatief te nemen het verzoek al of niet op te volgen. - De familieorganisatie heeft geen andere gegevensverzamelingen in bezit dan deze
met betrekking tot de familienaam, in de ruimste zin van het woord. - Een verzoek van geregistreerde(n) of hun wettelijke vertegenwoordiger(s) om
kennisneming, verbetering (met inbegrip van verwijdering) en mededeling van
verstrekking van de over hen opgenomen gegevens moet worden gedaan aan het
secretariaat van de familieorganisatie. Het verzoek dient schriftelijk, per brief, of
e mail te geschieden.
Er zijn in principe geen overige administratieve voorwaarden die de afhandeling van
het verzoek noodzakelijk maken, al zal het soms noodzakelijk zijn, voor de
traceerbaarheid binnen het administratieve systeem, enige aanvullende persoonlijke
gegevens te verstrekken, zoals namen van de (voor)ouders. - Aan een verzoek om kennisneming van gegevens zijn geen kosten verbonden.
- Voor personen of instanties die buiten Nederland zijn gevestigd gelden dezelfde
maatstaven. - De registratie geschiedt op het adres van de familieorganisatie, zoals vermeld onder 3,
en heeft geen vestiging in het buitenland. - Onder privacygevoelige gegevens wordt verstaan alle gegevens en zaken die binnen
een periode van 100 jaar beschikbaar zijn gekomen of zich hebben afgespeeld,
waarvan de personen zelf of hun nabestaanden of hun directe aanverwanten schade
van kunnen ondervinden bij publicatie of verstrekking daarvan aan derden.
Dergelijke gegevens kunnen zijn: faillissementen, veroordelingen, lidmaatschappen
van extreme organisaties, zoals NSB, seksuele geaardheid of voorkeur, lichamelijke of
geestelijke afwijkingen, etc.
Gegevens uit de registers van de burgerlijke stand, zoals geboorte , huwelijks ,
overlijdens en echtscheidingsdata, worden niet als privacygevoelig beschouwd.
Echter met inachtneming van de periode van openbaarheid welke wettelijk is
voorgeschreven voor deze documenten. Namelijk 100 jaar voor geboorte, 75 jaar voor
huwelijken en scheidingen en 50 jaar voor overlijden. De privacybescherming is niet
van toepassing op overleden personen. - Gegevens, die onder de privacy bescherming vallen, worden in een apart bestand
opgeslagen en alleen het dagelijks bestuur heeft toegang tot deze gegevens. Het
bestuur is tot geheimhouding verplicht. - Daar waar het reglement niet voorziet, zal het dagelijks bestuur naar eer en geweten
beslissen.